Dashboards para logística: sua importância e como criar um painel exclusivo para sua empresa?

Você provavelmente já ouviu aquela famosa frase: o que não é medido não pode ser gerenciado, não é verdade?

Enquanto uma pessoa líder de uma operação logística, como você acompanha seus resultados? Isso é feito individualmente ou de forma conjunta? Os dashboards para logística são ferramentas muito úteis para observar a performance da equipe e o ajuda a tomar decisões de forma mais assertiva, com a geração de insights!

Esta é uma ferramenta extremamente importante para que os resultados sejam atingidos e garanta a satisfação de seus clientes. Serve para acompanhar, em tempo real, informações sobre o desempenho da área de logística, como avarias de materiais, custo do frete, controle do estoque, dentre outras informações que julguem relevantes para o seu negócio. Nesse painel, os dados ficam organizados de maneira visual, podendo ser consultados facilmente pelo seu time e para quem mais você desejar compartilhar.

Se você tem dúvidas sobre o que é, quais são as vantagens e como implementar essa ferramenta no setor logístico, continue por aqui!

O que são os Dashboards para logística?

Palavra de origem na língua inglesa, dashboard pode ser traduzido para o português como “painel de controle”. Para as empresas, trata-se de um painel que mostra informações importantes que os ajudará a ter um maior controle e tomar decisões de forma mais assertiva. Um dashboard de logística, portanto, é um painel que traz os dados da área logística. 

São comumente exibidos em telas e painéis no escritório ou até mesmo no Centro de Distribuição, o dashboard para a área logística funciona como um relatório visual, atualizado de maneira contínua, na medida que novas informações são incluídas. Assim, a equipe pode acompanhar o progresso enquanto trabalha e obter insights relevantes para melhorar sua performance.

Os dashboards para logística são importantes para que as informações sejam consultadas facilmente, com gráficos e números que a empresa julga importantes. Com um bom dashboard logístico, operadores e líderes não precisam fazer cálculos ou acessar planilhas pouco intuitivas.

Em instantes, é possível saber como está o desempenho da equipe em determinado período, bastando apenas fazer um filtro sobre as informações. Caso a performance não esteja saindo conforme esperado, a liderança ainda tem tempo para adequar as estratégias para garantir que o objetivo ou meta sejam alcançados.

Por quais motivos você deve utilizar um dashboard de logística?

Pois bem, agora que você já sabe o que é um dashboard, vamos falar sobre as principais vantagens de ter este recurso em sua operação logística?

Informações em tempo real

Os dashboards de logística permitem a visualização de forma fácil e intuitiva os principais objetivos de um negócio. Podem ajudar tanto os líderes, quanto os operadores a verem em tempo real como está a operação. Assim, todos ficam alinhados e cientes dos rumos que devem tomar para que os objetivos sejam alcançados. Para isso, é preciso ter uma informação clara e simples para que as pessoas possam ter uma compreensão adequada e facilitada dos dados apresentados.

Dados atualizados de forma automática:

Nada é mais chato do que você ter que ficar o tempo todo fazendo cálculos e apresentar para a sua liderança, não é verdade? Quando a área de logística usa um dashboard automatizado, os colaboradores só têm que se preocupar em inserir os dados atualizados. Os cálculos e a organização das informações de maneira visual são feitos de forma automática, pois já foram definidos antes mesmo do dashboard estar em operação. Com isso, você ganha em agilidade, podendo se dedicar a melhorar a performance da operação, além de reduzir a chance de erros.

Tomada de decisões com base em dados (data driven):

Ao gerenciar sua operação logística com o apoio de dashboards, a liderança pode tomar decisões embasadas em números confiáveis e corrigir a rota quando necessário de maneira certeira. Isso traz benefícios para a sua operação, como redução de custos, aumento de faturamento e maior satisfação do seu cliente.

Time motivado:

Ao possuir dashboards, a comunicação fica mais centralizada e todos tem uma clareza melhor sobre o seu papel para o objetivo geral do setor de logística. Apresentar os dados de todo o time no dashboard poderá lhes ajudar a entender como o trabalho de cada um contribui para que o objetivo geral seja alcançado. Isso promove a integração da equipe e ajuda a motivar o time, permitindo assim, premiações coletivas e individuais pelos resultados alcançados, promovendo a melhoria do ambiente de trabalho. 

Quais são as métricas a serem acompanhadas por um dashboard de logística?

Um dashboard completo e com as informações relevantes, podem elevar o nível de eficiência de uma operação logística e trazer vantagens competitivas para o seu negócio.

Não existe uma receita de bolo sobre quais são os indicadores que sua empresa deve acompanhar, mas existem alguns que são indispensáveis. Vejamos:

• Custo total: um dos fatores que mais onera o preço de um produto é a operação logística. Buscar reduzir este custo, mantendo-se a qualidade do produto a ser entregue ao cliente final, é um fator importante para os líderes de logística.

• Número de pedidos: quais são os pedidos do mês e quais os produtos que tiveram maior demanda? São dados que podem ser acessados facilmente em um dashboard.

• Performance: quais são as filiais que tiveram a melhor performance no trimestre? E quais os Centros de Distribuição conseguiram disponibilizar o pedido a tempo de chegar ao cliente? Qual é o melhor tempo de picking ou o tempo médio para chegar até o porto de Santos? Ou talvez, qual transportadora parceira tem o maior nível de eficiência na entrega? São alguns dos exemplos que podem ser consultados em um dashboard.

• Acidentes: quais são os registros de acidentes provocados pelo transporte interno de materiais? E de transporte rodoviário? E as filiais que melhor seguiram as políticas de saúde e segurança da empresa? Estes dados podem ajudar os profissionais de saúde do trabalho a tomarem medidas preventivas que podem, inclusive, salvar vidas.

• Índice de avaria: até o produto chegar na mão de um cliente, pode ser que ele precise até dar a volta ao mundo. E estão suscetíveis a sofrerem danos. Por isso, é importante registrar essas perdas e devoluções. Ao concentrar esses dados em um dashboard, todo o time poderá ter a informação sobre a substituição de um produto antes mesmo deste chegar ao cliente ou até mesmo, adotar medidas preventivas.

• Estoque: imagine você tendo de controlar milhares ou até milhões de itens de um estoque sem um sistema, ou ainda, sem um dashboard? Com ele é possível ver os produtos que mais são demandados de um armazém, preparar a operação para atender a alta de demanda, como em períodos de Black Friday e natal, por exemplo. Também é possível projetar vendas e priorizar materiais que estão mais próximos da data de vencimento, por exemplo.

• Vendas perdidas por falta de estoque: em um dashboard, por exemplo, conseguimos analisa quais vendas foram perdidas por ruptura do estoque. Essa perda de vendas, e consequente, lucratividade, pode ser causada por fatores como erros na conferência da nota de compra, no lançamento de produtos, ou por falha da integração com outros sistemas da empresa.

Dashboards em operações automatizadas:

Lendo este artigo, provavelmente você deve ter se perguntado: e se a operação é totalmente automatizada, não precisaria de dashboards?

Os dashboards nos ajudam a compreender como está a sua operação e independente se sua empresa trabalha com alto nível de automatização, ainda é possível obter insights e melhorar a performance.

Também os dashboards podem trazer dados relevantes, como por exemplo, se valeu ou não o investimento em determinada tecnologia, como, por exemplo, robôs colaborativos.

Um exemplo de dashboard que traz insights relevantes para a liderança logística, foi desenvolvido pelo nosso próprio time de produtos aqui da Automni. No Automni Insights é possível visualizar as principais métricas de movimentação interna, bem como:

• Ganhos de eficiência comparando uma operação manual com a robotizada;
• Economia em RAT Ajustado, comparando uma operação manual com a robotizada;
• Queda em ociosidade com a automação;
• Dentre outros.

Confira um exemplo do nosso dashboard de operação robotizada:

Como criar um dashboard de logística?

Dashboards de logística podem ser criados pelos próprios membros da sua empresa ou até mesmo adquirido de uma empresa terceirizada. Também podem ser desenvolvidos em uma simples planilha compartilhada com todos os membros da equipe. Mas até chegar em um resultado de dashboard que realmente seja relevante para uma empresa é preciso muito trabalho e entendimento sobre o negócio.

Independente de ser desenvolvido em uma planilha ou por códigos, o mais importante é o conteúdo e o quão relevante ele se mostra para o negócio. Vejamos alguns passos que não podem faltar na construção de um dashboard para logística:

1.      Pesquisa e Cocriação: é uma etapa fundamental na construção de um dashboard. Ela envolve pesquisa e workshops de cocriação para entender o negócio, as dores das pessoas envolvidas no processo e que informações são relevantes para a companhia. Nesta etapa, vale a pena, desenvolver questionários, entrevistas, workshops e reuniões para obter insights relevantes para o projeto final. É recomendável obter o maior número de insights e ideias possíveis.

2.      Sintetizar pesquisa e insights:  na etapa de pesquisa são obtidos diversos insights e ideias para o projeto final, mas quais são, de fato, os dados e informações relevantes? Há ideias dúbias? Nesta etapa há um refinamento dos insights. Para validar as ideias obtidas, faz sentido desenvolver um MVP (Minimum Product Viable) e testá-lo para obter novos insights.

3.      Conceito do projeto de Dashboard: nesta etapa, faz-se relevante desenvolver um protótipo do dashboard para ilustrar como ficariam organizadas as informações, como filtros, gráficos e campos de cadastro, por exemplo. Também é nesta etapa que se deve testar como ficaria o dashboard em versões como, mobile, tablet, desktop e porque não, na TV ou painel de controle? E em relação a acessibilidade, como ficaria o projeto final? No final desta etapa, é importante ter um protótipo que compreenda todos estes fatores.

4.      Testar o protótipo com o usuário: um projeto é desenvolvido para uma pessoa usuária. E nada melhor do que obter todas as percepções e etapas críticas do projeto.

5.      Desenvolver o projeto: uma vez entendido as métricas, as funcionalidades e o protótipo ter sido aprovado, é preciso agora desenvolver o dashboard para logística. Para isso, é preciso ter uma equipe de profissionais desenvolvedores capazes de traduzir o protótipo em uma solução que traga valor para o seu negócio.

6.      Novas versões: um dashboard é uma ferramenta iterativa e que traduz a realidade de um negócio. À medida em que seu negócio vai sofrendo alterações, provavelmente novas alterações deverão ser feitas no dashboard. Também é comum o desenvolvimento de novas versões por etapas.

Agora que você já sabe o que é um dashboard e sua relevância, é hora de colocar a mão na massa. Se tiver o dashboard, que tal dar uma olhada mais crítica e com base nos aprendizados, propor ações de melhoria? Ficaremos muito contentes se compartilhar um pouco da sua experiência aqui nos comentários.